Wakil Bupati Sleman Dorong Efisiensi Penyelenggaraan Kearsipan
Editor : Supani
Sleman (JMG) – Pemerintah Kabupaten Sleman melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kembali menyelenggarakan acara Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip serta Penyerahan Arsip Statis Tahun 2022. Bertempat di Aula Lantai 3 Pemkab Sleman, Jumat (25/11), Wabup Sleman, Danang Maharsa memberi arahan sekaligus menyaksikan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip. Pada kesempatan tersebut juga dilakukan penyerahan simbolis blok arsip yang akan dimusnahkan kepada UD Samak Jaya Karton.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman, Sri Wantini dalam laporannya menyampaikan bahwa arsip sebagai rekaman kegiatan memiliki fungsi dalam pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori, serta bahan pertanggungjawaban. Oleh sebab itu, arsip harus dikelola dan dipelihara agar dapat memberi manfaat bagi masyarakat. Namun demikian, ia menyampaikan bahwa tidak semua arsip disimpan.
“Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang berlaku,” jelasnya.
Ia menambahkan, pemusnahan arsip bertujuan agar terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja dalam penyelenggaraan kearsipan serta menyelamatkan bukti-bukti kegiatan instansi dari pihak-pihak yang tidak berhak mengetahuinya.
Sementara itu, Wakil Bupati Sleman, Danang Maharsa dalam arahannya menyampaikan bahwa Pemkab Sleman mendorong efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Adapun efisiensi yang dimaksud adalah memilah antara arsip yang masih mempunyai nilai guna ataupun yang mengandung nilai informasi dan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi.
“Memusnahkan arsip pada hakekatnya memusnahkan dokumen dan barang bukti maka harus dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dan prosedur serta peraturan yang telah ditetapkan agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan,” ujarnya.
Pada Tahun 2022 Pemkab Sleman akan melaksanakan pemusnahan arsip yang dilakukan sebanyak dua kali yaitu pada periode ke-1 telah dilakukan pemusnahan arsip dengan kategori arsip retensi dibawah 10 tahun sebanyak 24.352 berkas atau 371 boks yang berasal dari 10 perangkat daerah. Sedangkan pada periode ke-2 akan dilakukan pemusnahan arsip dengan katagori arsip retensi dibawah 10 tahun sebanyak 80.192 berkas atau 2.610 boks yang berasal dari 25 perangkat daerah.
Untuk kategori arsip retensi sekurang-kurangnya 10 tahun akan dimusnahkan sebanyak 33.279 berkas atau 727 boks dan 256 bundel yang berasal dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan PT BPR Bank Sleman (Perseroda) sehingga untuk periode ke-2 ini jumlah arsip yang dimusnahkan sebanyak 113.471 berkas atau 3.337 boks dan 256 bundel.
Pada tahun ini Lembaga Kearsipan Daerah juga menerima penyerahan arsip statis yang berasal dari 7 perangkat daerah. (Susetya).